Questions et réponses sur la facturation électronique
Informations générales sur la e-facturation
Qu’est-ce qu’une facture électronique ? Quels sont les avantages de la e-facture ? Et comment les e-factures remplacent-elles tous les autres formats de factures ?
Sur cette page, nous répondons aux questions fréquemment posées sur les factures électroniques.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique – ou e-facture en abrégé – est une facture qui se présente sous la forme d’un document électronique structuré. Elle se distingue ainsi d’une facture papier, d’une facture papier scannée ou d’une facture au format PDF. Une e-facture est générée, transmise, reçue et traitée dans un format entièrement électronique.
Le format structuré contient toutes les données de la facture qui étaient auparavant enregistrées dans des factures papier ou des fichiers PDF. La e-facture permet le traitement automatique, électronique et direct des données de la facture sans rupture de média.
En Allemagne, la e-facture est devenue obligatoire pour l’échange de factures avec les clients publics avec l’Ordonnance sur la Facturation Électronique (E-Rechnungsverordnung) 2020. À partir de janvier 2025, cette norme sera également obligatoire dans le secteur B2B (Loi sur les Opportunités de Croissance (Wachstumschancengesetz).
Quels sont les avantages de la e-facture ?
La facture électronique remplace la facture papier et tous les formats de données utilisés auparavant dans le processus de facturation. Elle apporte des avantages significatifs à votre processus financier.
L’échange de e-factures dans un format numérique standardisé permet l’automatisation complète de vos processus et garantit le transfert direct vers les systèmes de traitement.
L’échange électronique de factures entre fournisseurs et clients devient ainsi beaucoup plus efficace. Ce sont surtout les entreprises qui traitent un grand nombre de commandes qui tirent le plus grand avantage de ce service. Elles automatisent leurs processus, créent des documents de facturation conformes à la loi, les traitent de manière transparente et peuvent attendre des paiements immédiats.
Enfin, l’introduction de la facturation électronique permet d’éliminer les coûts engendrés par les factures papier et autres formats de données – les dépenses liées au traitement manuel, mais aussi au papier, à l’envoi postal et au archivage des fichiers.
Une pdf est-il un e-facture ?
Une facture au format PDF n’est pas une facture électronique. Peu importe qu’elle ait été générée directement sous forme de fichier PDF dans un système de facturation ou qu’elle ait été scannée sous forme de facture papier. Bien que la facture sous forme de fichier PDF ait été créée, transmise et reçue sous forme électronique, il ne s’agit que de l’image numérique d’une facture qui ne peut pas être traitée automatiquement ou électroniquement. Cela vaut également pour d’autres formats de fichiers tels que .jpg, .tiff ou .docx.
En termes de traitement, les factures PDF ne diffèrent presque pas des factures papier. Bien qu’elles ne doivent plus être scannées, les données de la facture doivent toujours être transférées au système comptable manuellement ou via d’autres systèmes.
Les factures PDF ne sont donc pas conformes à la directive européene sur les e-factures.
Quelles sont les données d’ une facture électronique ?
D’une part, une e-facture reprend les données obligatoires des factures papier :
- numéro de la facture
- conditions de paiement
- coordonnées bancaires
- numéro de TVA intracommunautaire
D’autre part, les e-factures requièrent une « adresse électronique » pour l’émetteur et le destinataire de la facture. Ces informations permettent d’identifier clairement l’expéditeur et le destinataire et doivent être conformes au système d’adresses électroniques (EAS) réglementé par l’UE.
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