Was Unternehmen zur E-Rechnungsverordnung wissen müssen und wie Softwarelösungen bei der Umsetzung von Rechnungsstandards helfen

Seit nahezu einem Monat gilt die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes – kurz E-Rechnungsverordnung – der Bundesregierung. Damit stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung ihre Rechnungsprozesse schnellstmöglich zu digitalisieren. Lesen Sie im Folgenden, was Rechnungssteller grundsätzlich zu den gesetzlich geforderten Standards wissen müssen und wie Softwarelösungen ihnen bei den notwendigen Veränderungen helfen können.

Meilenstein in Richtung Digitalisierung

Seit dem 27. November 2020 sind alle Unternehmer, die im Auftrag des Bundes tätig sind, verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu erstellen und zu übermitteln. Dem zugrunde liegt die so genannte E-Rechnungsverordnung, die die Automatisierung im Finanz- und Rechnungswesen vorantreibt und damit ein weiterer Meilenstein auf dem Weg der Bundesregierung in Richtung Digitalisierung ist. Digitale Rechnungsprozesse helfen langfristig, Bürokratie abzubauen und so Prozesse in der öffentlichen Verwaltung und der freien Wirtschaft zu optimieren. Zunächst aber bedeutet die neue Verordnung für viele Unternehmen Veränderung. Es gilt, sich mit den neuen Standards auseinanderzusetzen, die eigenen Prozesse zu analysieren und die ideale Lösung zur Digitalisierung zu finden.

Was ist eine Rechnung in elektronischem Format?

Bislang wurden im allgemeinsprachlichen Gebrauch pdf-Dokumente, Scans von Rechnungen oder Bilder als elektronische Rechnungen bezeichnet. Dies aber war nur der Anfang elektronischer Rechnungsstellung und -verarbeitung. Die nun nach der E-Rechnungsverordnung geforderten Dokumente entsprechen bestimmten strukturierten elektronischen Formaten, die die automatische Verarbeitung des Dokuments möglich machen.

Was sind XRechnung, ZUGFeRD und CEN-Modell?

Momentan haben sich in Deutschland und Europa zwei Formate durchgesetzt: die XRechnung und ZUGFeRD. Der Datenaustauschstandard XRechnung basiert auf XML. Das hat den Vorteil, dass es unabhängig von bestimmten Technologien nutzbar und unkompliziert in bestehende IT-Systeme integrierbar ist. Die europäischen Vorgaben für das Datenmodell ergeben sich aus der Festlegung der Norm EN-16931 durch das dafür verantwortliche Europäische Komitee CEN (Comité Européen de Normalisation). Gemäß dieser Norm gilt das Format ZUGFeRD als Alternative für die XRechnung. ZUGFeRD besteht anders als die XRechnung zusätzlich zum XML aus einem pdf-Dokument, das die Rechnung visuell abbildet.

Übermittlung der Rechnungsdokumente

Mit der Verpflichtung der Unternehmer zur elektronischen Rechnungsstellung auf der einen Seite gilt auf der anderen Seite die Pflicht für öffentliche Institutionen, Rechnungen digital entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Die Distribution und der Empfang der XML-Dateien werden nicht wie der bisherige Austausch von pdf.-Dokumenten über E-Mail oder Cloud-Dienste realisiert. Die E-Rechnungsverordnung sieht vor, dass die Übermittlung über das Verwaltungsportals des Bundes erfolgt. Mit der Registrierung aller Nutzer ist die korrekte und schnelle Zuordnung der Rechnungen gesichert und die Kommunikation mit den Rechnungsstellern möglich. Selbstverständlich unterliegt der verantwortungsvolle Umgang mit personenbezogenen Daten der DSGVO und hat für die Bundesverwaltung hohe Priorität.

Crossinx und JustOn bieten E-Rechnungsstandards für Salesforce*-Nutzer

Um ihren Kunden weiterhin gesetzeskonforme Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern zu ermöglichen, unterzeichneten die Softwareunternehmen JustOn und crossinx im Oktober 2020 einen Kooperationsvertrag. Mit crossinx gewinnt der Abrechnungsspezialist JustOn einen starken Partner im Bereich E-Rechnung, dessen Digitalisierungslösung x.channel den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern wesentlich effizienter gestaltet. Über die Verbindung zum crossinx x.channel besteht nun für JustOn-Anwender und Salesforce-Nutzer die Möglichkeit, Rechnungen in den oben beschriebenen Rechnungsstandardards gesetzeskonform, einfach und sicher an öffentliche Auftraggeber und andere Kunden zu versenden.

*Salesforce, Salesforce Platform, Salesforce CRM und andere Nennungen gehören zu den Marken von salesforce.com, inc.

Über crossinx
Die crossinx GmbH mit Firmensitz in Frankfurt am Main wurde 2007 von CEO Marcus Laube gegründet. Sein Ziel war es, das Rechnungswesen in der Privatwirtschaft und der öffentlichen Verwaltung zu revolutionieren und ein Netzwerk zu schaffen, das in der deutschsprachigen Geschäftswelt einzigartig ist. Heute ist crossinx der führende deutsche Anbieter für den digitalen Dokumentenaustausch. Über 170 Mitarbeiter arbeiten in drei Ländern daran, international über 350.000 Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre gesamten Finanz- und Bestellprozesse zu digitalisieren und die Prozesskosten der Finanzlieferkette zu senken. Die crossinx-Lösungen sind GoBD-konform zertifiziert und in über 60 Ländern steuerrechtskonform (tax compliant). Zu den Kunden von crossinx zählen Großunternehmen wie ABB, Beiersdorf, Conrad Electronic, CWS boco, Sartorius, Sixt und sowie zahlreiche mittelständische Unternehmen, die diese Lösungen auch über Serviceangebote der Banken und ERP-Hersteller beziehen, die zum crossinx-Partnernetzwerk gehören. Mehr unter www.crossinx.com

Aktuelles Release von JustOn Billing & Invoice Management erleichtert Umgang mit temporärer Mehrwertsteuersenkung

Ab sofort ist die neue Version der Rechnungssoftware JustOn Billing & Invoice Management erhältlich. Sie bietet Anwendern alle wichtigen Funktionen, um die am 12. Juni 2020 durch die Bundesregierung beschlossene temporäre Mehrwertsteuersenkung in der automatisierten Abrechnung korrekt umzusetzen. Das aktuelle Release unterstützt Unternehmen, die damit verbundenen Herausforderungen mit Hilfe digitaler Abrechnungs- und Buchhaltungsprozesse bestmöglich zu meistern.

Jena, 25. Juni 2020    Ab dem heutigen Tag ist die aktuelle Version der Software JustOn Billing & Invoice Management erhältlich, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Produkte und Dienstleistungen automatisch mit gesenkten Mehrwertsteuersätzen abzurechnen. „Pünktlich stellen wir unseren Kunden eine Lösung bereit, die den Umgang mit der temporären Mehrwertsteueränderung erleichtert“, freut sich JustOn-CEO Marko Fliege und ergänzt: „Mit dem Release können wir ein wenig dazu beitragen, den Mehraufwand, den die neue Gesetzeslage für Unternehmen mit sich bringt, zu minimieren.“

Hintergrund der Mehrwertsteuersenkung: zweites Corona-Steuerhilfegesetz

Hintergrund ist das am 12. Juni 2020 verabschiedete Zwei­te Ge­setz zur Um­set­zung steu­er­li­cher Hilfs­maß­nah­men zur Be­wäl­ti­gung der Co­ro­na-Kri­se, gemäß dem unter anderem die Mehrwertsteuersätze in Deutschland von 19 auf 16 Prozent und von 7 auf 5 Prozent gesenkt werden. Selbstverständlich hat diese vorerst vom 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020 befristete Maßnahme Auswirkungen auf die automatisierte Rechnungslegung und Buchhaltung. Um diese möglichst gering zu halten, stellt der Softwareanbieter JustOn seinen Kunden einige neue Funktionen zur Verfügung. 

Die wichtigsten Änderungen auf einen Blick

Die neuen Funktionen in JustOn Billing & Invoice Management orientieren sich an der nach wie vor gültigen Regel, dass sich die zu berechnende Umsatzsteuer nach Leistungszeitpunkten, Leistungszeiträumen oder Leistungsarten richtet. Unter dieser Prämisse grenzt die aktualisierte Software-Version automatisch Leistungszeiträume oder Leistungsarten voneinander ab und weist ihnen die im System hinterlegten gültigen Steuersätze zu. Auf diesem Weg berücksichtigt die aktuelle Version von JustOn Billing & Invoice Management zeitliche Übergänge und unterschiedliche Leistungsarten, sodass Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen mit dem jeweils korrekten Mehrwertsteuersatz abrechnen können. Weitere Informationen finden alle Anwender wie immer in den aktuellen Release Notes und der Dokumentation.

Manuelle Anpassung bei komplexen Preismodellen

Die Systeme vieler JustOn-Nutzer werden über das Release unkompliziert und schnell an die Gesetzesänderungen angepasst. Da sich JustOn Billing & Invoice Management besonders gut für die Abrechnung komplexer Preismodelle eignet, bedeutet die Steuersenkung bei einigen Anwendern allerdings etwas mehr Aufwand. Je nach individueller Konfiguration werden manuelle Anpassungen notwendig, für die das Support-Team – das zu diesem Zweck personell aufgestockt wurde – den Kunden zur Seite steht. Gerade die Übergangsmonate Juni/Juli 2020 und Dezember 2020/Januar 2021 verlangen auch von JustOn-Kunden einen erhöhten Prüfungsaufwand.

Mit dem JustOn-Push-Upgrade auf der sicheren Seite

Um JustOn-Kunden den Upgrade-Prozess generell zu erleichtern, bietet das Subscriber Happiness Team des Unternehmens Push-Upgrades an. Diese automatischen Softwareaktualisierungen haben den Vorteil, immer auf die neueste Version der Anwendung zuzugreifen und dadurch potenzielle Risiken veralteter Software-Versionen zu minimieren. Im speziellen Fall der Mehrwertsteuersenkung erhalten diese Kunden zeitnah die aktuelle Version der Abrechnungslösung. Aus Sicht von JustOn könnte die aktuelle Änderung der Gesetzeslage eine gute Gelegenheit sein, auf die automatisierte Update-Möglichkeit umzusteigen.

Bei JustOn zur Mehrwertsteuersenkung immer aktuell informiert

Darüber hinaus bietet JustOn Kunden, Partnern und Interessenten die Möglichkeit, sich im Artikel Temporäre Mehrwertsteueränderung der Dokumentation detaillierter zum Thema zu informieren. Dieser Artikel wird permanent aktualisiert und um neue oder präzisere Informationen ergänzt, sobald diese bekannt sind.

Thüringer Verbundprojekt zur Stärkung von Elektromobilität geht ins zweite Jahr

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