Zu den Vorteilen der ausgelagerten Rechnungsabwicklung

Optimierte Finanzprozesse durch konsequentes Outsourcing

Mit zunehmender Tendenz suchen große und mittelständische Unternehmen Lösungen, um Buchhaltungs- und Finanzprozesse zu automatisieren und damit zu optimieren. Dabei rückt das Outsourcing von Prozessen der Rechnungsabwicklung immer mehr in den Vordergrund. Neben Softwareprodukten, die den Rechnungslauf automatisieren, gibt es die Möglichkeit den gesamten Prozess von Datenerfassung und Vertragsmanagement über Rechnungslauf und Finanzmanagement bis hin zum Reporting an externe Dienstleister abzugeben.

Neue Möglichkeiten und Chancen fürs Kerngeschäft

Geschäftsprozesse der Finanzabteilung schaffen in den meisten Fällen keinen Wettbewerbsvorteil und zählen nicht zu den Aspekten, über die sich ein Unternehmen am Markt von anderen abhebt. Stattdessen lenken sie in ihrer Komplexität und ihrem Arbeitsumfang vom Kerngeschäft ab und machen es nicht selten sogar unmöglich, neue Märkte zu erschließen. Werden die zeitraubenden Prozesse der Rechnungsabwicklung ausgelagert und damit optimiert, sind erhebliche Kostensenkungen und Effizienzgewinne zu erwarten. Sensible Bereiche wie Finanzplanung und Budgetierung verbleiben in der Finanzabteilung des Unternehmens.

Outsourcing ohne Wissens- und Kontrollverlust

Durch regelmäßiges, transparentes und aussagekräftiges Reporting behält die Finanzabteilung alle notwendigen Informationen, um Zugriff und Kontrolle auf die ausgelagerten Prozesse zu behalten. Alle Daten werden archiviert und über Standard-Connectoren ins CRM-System des Kunden integriert. Die zu einem modernen Dienstleister ausgelagerte Rechnungsabwicklung erlaubt es zudem, kundenspezifische Reports und Analysen zu erstellen und daraus Kundenprofile zu generieren. Die Finanzabteilung kann sich auf die Auswertung der relevanten Daten konzentrieren und profitiert darüber hinaus vom Know how und den technischen Möglichkeiten des externen Dienstleisters, der die eigenen Prozesse und Softwareprodukte kontinuierlich weiterentwickelt.

Datensicherheit als oberstes Gebot

Das Outsourcing von Finanzprozessen basiert nicht nur auf einem vertrauensvollen Verhältnis zum Kooperationspartner, sondern auch auf Sicherheitssystemen, die den Schutz der Daten garantieren. Bei JustOn erfolgt die Datenverarbeitung und -speicherung für den europäischen Raum in zertifizierten Rechenzentren der Deutschen Telekom in Deutschland. Die Software, die zur Verarbeitung genutzt wird, basiert auf der Plattform Force.com von salesforce.com, der mehr als 150.000 Kunden weltweit vertrauen. JustOn und die genutzte Payment-Plattform sind selbstverständlich PCI-zertifiziert.

Branchen und Unternehmensgröße

Finanzprozesse auszulagern, bietet sich für alle Unternehmen an, die eine Vielzahl von Ausgangsrechnungen oder komplexe Rechnungen erzeugen, die einen hohen Prüfungsaufwand erfordern. Ein externer Dienstleister kann darüber hinaus einspringen, wenn Zahlungen von Kunden abgewickelt werden und gegebenenfalls Kundengelder ausgezahlt werden müssen. Dabei sind die Branchen vielgestaltig: von Medien-, Telekommunikations- und Energieunternehmen bis hin zu allen Unternehmen, die auf Internetgeschäftsmodellen beruhen. Dienstleister der nächsten Generation unterstützen ebenfalls im Internet of Things, indem sie auf die bei den Kunden generierten Sensordaten direkt zugreifen und abrechnen können. Sinnvoll ist es, ab einer Anzahl von 1.000 Rechnungen, die pro Monat generiert werden müssen, auf einen externen Dienstleister zurückzugreifen.

Handlungsempfehlung

Für große und mittelständische Unternehmen ist es empfehlenswert, die folgenden vier Teilprozesse der Rechnungsabwicklung auszulagern und einem Dienstleister wie JustOn zu übergeben.

1) VERTRAGSDATENMANAGEMENT

JustOn erfasst und prüft Kunden- und Vertragsdaten als Grundlage für die Rechnungsstellung:

• Erfassen der Kundenstammdaten
• Prüfung von Stammdaten (inklusive Bonitätsprüfung und Abwicklung der Lastschriftmandate)
• Erfassen und Verwaltung der Vertragsdaten
• Automatisiertes Zuweisen von Verbrauchsdaten

2) ABRECHNUNGSMANAGEMENT

JustOn übernimmt alle Schritte der Rechnungserstellung: Rechnungsdaten aufbereiten, Rechnungen erzeugen und übermitteln.

Durchführen von Rechnungsläufen inklusive

• Preisberechnung
• Teilen von Rechnungsbeträgen (Splittung)
• Erstellen der PDF-Dokumente, die dem CI der Kunden entsprechen (Invoice Formatting)
• Versand der Rechnungen per E-Mail oder direkte Übergabe von XML-Daten an Portale (Invoice Presentment)

3) ZAHLUNGSMANAGEMENT

JustOn übernimmt die Zahlungsabwicklung und das Forderungsmanagement.

Zahlungsabwicklung

• direkte Annahme von Onlinezahlungen über eigenen Payment-Gateway
• Durchführen von Auszahlungen nach den Vorgaben oder der Freigabe des Auftraggebers
• Durchführung von SEPA-Lastschriften

Debitorenmanagement

• Verbuchen der Zahlungen, die auf dem Bankkonto des Auftraggebers eingehen
• Mahnungen entsprechend der Vorgaben des Auftraggebers und Übergabe ins Inkasso

4) FINANZMANAGEMENT

Im Rahmen des Finanzmanagements erstellt der Dienstleister unter anderem Buchungsvorschläge, gibt Daten an nachfolgende Systeme, wie Buchhaltung und Steuerberatung oder Archivierungssysteme weiter. Alle Informationen werden über den JustOn-Salesforce-Connector an das CRM-System des Auftraggebers weitergegeben, sodass dort eine 360°-Sicht auf den Kunden entsteht.

• Erstellung von Buchungsvorschlägen für die Buchhaltung
• Unterstützung von Regeln zur Umsatzanerkennung (Deferred Revenue/ Revenue Recognition)
• Übergabe an Finanzbuchhaltung und Steuerberater
• Archivierung der Kunden-, Vertrags-, Rechnungs- und Verbrauchsdaten
• Zugang für Wirtschaftsprüfer
• regelmäßiges und transparentes Reporting
• Erstellung kundenspezifischer Reports und Analysen

Alle Vorteile auf einen Blick

Finanzprozesse an externe Dienstleister wie JustOn auszulagern, hat Vorteile. Es spart Kosten und erhöht die Effizienz von Prozessen. Die Abrechnungs- und Zahlungsprozesse liegen in den Händen von speziell geschultem Personal, während in der Finanzabteilung neue Ressourcen für das Kerngeschäft frei werden. Im Gegensatz zum herkömmlichen Outsourcing behalten die Partner bei einem Dienstleister der nächsten Generation die Kontrolle über alle wichtigen Prozesse: Als Kooperationspartner von JustOn bekommen sie Zugriff auf die Systeme und können sich aktiv an den Prozessen beteiligen. Über das Reporting, das gemeinsam mit dem Partner erarbeitet wird, erhält dieser jederzeit Überblick über alle gewünschten Kennzahlen. Die Integration aller Daten erfolgt zu 100 % und über eine Echtzeitschnittstelle in ein existierendes Salesforce-CRM-System. Dieses Rückspielen von Informationen macht es möglich, eine 360°-Übersicht zum Kunden zu erstellen. Um den spezifischen Anforderungen jedes einzelnen Unternehmens bzw. Finanzprozesses gerecht zu werden, werden die Betreuungsangebote von JustOn individuell und flexibel an den Partner angepasst. Diese Anpassung betrifft nicht nur die Rechnungslayouts, sondern vor allem die Konzeption einzelner Prozesse sowie die passende Auswahl von Teilpaketen aus dem Gesamtangebot.

Vertrauen Sie Ihre Finanzprozesse JustOn an und profitieren Sie von diesen Vorteilen.