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Rechnungen versenden

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Rechnungsversand in Salesforce

Versand von Rechnungen

Über JustOn Billing & Invoice Management versenden Sie Ihre Rechnungen automatisch. Wählen Sie aus unterschiedlichen Versandkanälen die Variante(n), die Sie und Ihre Kunden wünschen.

Für die Auslieferung von Rechnungen unterstützt JustOn die folgenden Kanäle:

  • Versand von Papierrechnungen per Post
  • E-Mail-Versand von Rechnungen im PDF-Format
  • E-Mail-Versand von E-Rechnungen im XML-Format

Übermittlung von Rechnungen

Das Versenden von Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format via E-Mail wird zukünftig aufgrund der E-Rechnungspflicht nicht mehr möglich sein. E-Rechnungen im XML-Format können zwar noch über E-Mail versendet werden, perspektivisch wird sich allerdings die Übertragung über spezielle Kanäle durchsetzen.

Der momentan sicherste und gängigste Kanal ist das offene Netzwerk Peppol, das sich zum Versenden und zum Empfangen für E-Rechnungen eignet. Andere Wege bieten E-Invoicing-Portale, wie etwa Basware Networking Services.

Selbstverständlich können in Salesforce erstellte Rechnungen auch auf Rechnungseingangsplattformen des Bundes (z.B. ZRE) hochgeladen an Rechnungsempfänger übermittelt werden können.

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6. November 2024
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Rechnungen archivieren

Rechnungen archivieren

Rechnungsarchiv in Salesforce

Archivierung der Rechnungen

Unternehmen sind verpflichtet, ihre Rechnungen im Originalformat und fälschungssicher zu archivieren. Gesetzlich ist hier eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vorgeschrieben – dies gilt momentan für Papierrechnungen genauso wie für E-Rechnungen.

Nutzen Sie Abrechnungssoftware wie JustOn Billing & Invoice Management werden Ihre Rechnungen und E-Rechnungen automatisch in Salesforce archiviert. Dafür werden sogenannte Steuerarchive erstellt. In diesen Archiven werden alle Daten archiviert, die die Basis für Buchungsdaten in Buchhaltungssystemen bilden.

Selbstverständlich können Sie auch Cloud-Speichersysteme wie google drive oder amazonS3 nutzen, in die die relevanten Daten hochgeladen werden.

Konformität zu geltenden Grundsätzen und Standards der Buchhaltung

Unsere Software arbeitet konform zu den in Deutschland geltenden Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD.

Die automatische Archivierung entspricht ebenso den Buchhaltungsstandards in Frankreich, wie die Zertifizierung nach der französischen Norm NF203 belegt und dem internationalen Standard ISO/IEC 25051:2014 für Ready to Use Software Products (RUSP).

Darüberhinaus sind über JustOn Billing & Invoice Management angelegten Archive im Falle einer Wirtschaftsprüfung sehr gut zugänglich.

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18. November 2024
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Rechnungen mit QR-Code erstellen

Rechnungen mit QR-Code erstellen

QR-Rechnungen in Salesforce

Schnelle und fehlerfreie Bezahlung über QR-Code

Über die Abrechnungssoftware JustOn Billing & Invoice Management ist es möglich, Rechnungen mit einem QR-Code zu versehen.

Diese Funktion verbessert die Maschinenlesbarkeit von Rechnungen und erleichtert Ihnen als Unternehmen und Ihren Kunden den Bezahlprozess.

JustOn Billing & Invoice Management erzeugt nicht nur QR-Codes für SEPA-Überweisungen, sondern auch für die von JustOn Cash Management zur Verfügung gestellte Zahlungsseite und fügt sie in Rechnungs-Pdfs. ein.

Wie funktioniert die Zahlung über QR-Code?

Über einen einfachen Scan des Codes initialisieren die Rechnungsempfänger den Zahlungsvorgang. Dabei ist es egal, ob der Code vom Bildschirm oder einer Papierrechnung gescannt wird.

Die Banking-App Ihrer Kunden zeigt alle Zahlungsdetails, wie Rechnungsbetrag, Zahlungsempfänger, IBAN und BIC an. Mit der Bestätigung durch die Nutzer wird die Zahlung ausgelöst und der Bezahlvorgang abgeschlossen.

Inhalt des QR-Codes

Der QR-Code enthält alle für die Zahlung notwendigen Informationen und kann von mobilen Geräten via Online-Banking-Applikation gelesen werden.

Der Inhalt der QR-Codes für den SEPA Credit Transfer ist konform zu den vom European Payments Council definierten Guidelines to Enable Data Capture for the Initiation of a SEPA Credit Transfer.

Vorteile von QR-Rechnungen

Zahlungen via QR-Codes garantieren den fehlerfreien Datentransfer, erleichtern Ihren Kunden die Zahlung und Ihnen als Unternehmen das Banking sowie das damit verbundene Zahlungsmanagement.

Zahlungen gehen schneller ein und werden effektiver verarbeitet.

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7. November 2024
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Was ist eine E-Rechnung?

Was ist eine E-Rechnung?

Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnung – kurz E-Rechnung

Allgemeine Informationen zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung? Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung? Und wie ersetzen E-Rechnungen alle übrigen Rechnungsformate?

Auf dieser Seite beantworten wir Ihnen oft gestellte Fragen zur elektronischen Rechnung:

Was ist eine E-Rechnung?

Welche Vorteile bietet eine E-Rechnung?

Welche Daten enthält eine E-Rechnung?

Ist eine PDF eine E-Rechnung?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung – ist eine Rechnung in Form eines strukturierten elektronischen Dokuments. Das unterscheidet sie von der Papierrechnung, der eingescannten Papierrechnung oder der Rechnung im PDF-Format. Eine elektronische Rechnung wird in einem rein elektronischen Format generiert, übertragen, empfangen und verarbeitet.

Das strukturierte Format enthält alle Rechnungsdaten, die bislang auch auf Papierrechnungen oder in PDF-Dateien enthalten waren. Die elektronische Rechnung ermöglicht die automatische, elektronische und direkte Verarbeitung von Rechnungsdaten ohne Medienbrüche.

Deutschlandweit wurde die elektronische Rechnung mit der E-Rechnungsverordnung 2020 zur Pflicht im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern. Ab dem Januar 2025 wird dieser Standard auch im Bereich B2B verpflichtend sein.

Welche Vorteile bietet eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ersetzt die Papierrechnung und alle bisher im Abrechnungsprozess genutzten Datenformate. Das bringt entscheidende Vorteile für Ihren Abrechnungsprozess.

Der Austausch von elektronischen Rechnungen in einem einheitlichen digitalen Format ermöglicht die komplette Automatisierung Ihre Prozesse und garantiert die direkte Übertragung in Verarbeitungssysteme.

Der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern wird auf diese Weise wesentlich effizienter gestaltet. Vor allem Unternehmen, die sehr viele Aufträge bearbeiten, werden von diesem Service profitieren. Sie automatisieren ihre Prozesse, erstellen Rechnungsdokumente rechtskonform, verarbeiten diese nahtlos und können mit sofortigen Zahlungen rechnen.

Nicht zuletzt fallen mit der Einführung der elektronischen Rechnung Kosten weg, die über Papierrechnungen und andere Datenformate entstanden sind – Ausgaben für die manuelle Bearbeitung, aber auch für Papier, Porto und die Archivierung von Akten.

Ist eine PDF eine E-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Dabei ist egal, ob sie in einem Abrechnungssystem direkt als PDF-Datei generiert oder als Papierrechnung eingescannt wurde. Die Rechnung in Form einer PDF-Datei wurde zwar in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen, ist jedoch nur das digitale Bild einer Rechnung, dass sich nicht automatisch oder elektronisch verarbeiten lässt. Dies gilt auch für andere Dateiformate wie .jpg, .tiff oder .docx.

In der Verarbeitung unterscheiden sich PDF-Rechnungen kaum von Papierrechnungen. Sie müssen zwar nicht mehr eingescannt werden, die Rechnungsdaten aber müssen dennoch manuell oder über weitere Systeme in das Buchungssystem übertragen werden.

PDF-Rechnungen entsprechen also nicht der in der Europäischen Union geltenden Richtlinie für elektronische Rechnungen.

Welche Daten enthält eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung enthält zum einen die in Papierrechnungen geforderten Daten:

  • Rechnungsnummer
  • Zahlungsbedingungen
  • Bankverbindung
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer

Zum anderen benötigen E-Rechnungen eine “elektronische Adresse” für den Rechnungssteller und den Rechnungsempfänger. Diese Angaben erlauben die eindeutige Identifizierung von Absender und Empfänger und müssen dem EU-weit geltenden Electronic Address Scheme (EAS) entsprechen.

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29. Mai 2024
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E-Rechnungen in Salesforce

E-Rechnungen in Salesforce

Management von E-Rechnungen in JustOn Billing & Invoice Management

Erstellen, versenden, empfangen und verwalten von elektronischen Rechnungen in Salesforce

Wie können Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen? Wie lassen sich E-Rechnungen erstellen, versenden und verwalten?

Auf dieser Seite beantworten wir Ihnen diese Fragen und stellen Ihnen Lösungen vor, wie Sie über JustOn Billing & Invoice Management E-Rechnungen empfangen und versenden können.

Voraussetzungen zum Erstellen und Austausch von E-Rechnungen

Erstellen von E-Rechnungen in Salesforce

Versenden und Übertragen von E-Rechnungen aus Salesforce

Empfangen von E-Rechnungen in Salesforce

Voraussetzungen zum Erstellen und Austausch von E-Rechnungen

Unternehmen müssen die Voraussetzungen zum Erfüllen der E-Rechnungspflicht selbst schaffen.

Neben den bereits auf Rechnungen verwendeten Daten sind für den Austausch von E-Rechnungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers und eine elektronische Adresse für Absender und Empfänger (laut Electronic Address Scheme) nötig. Diese Nummern dienen der eindeutigen Identifizierung der Geschäftspartner.

Darüberhinaus benötigen Unternehmen Softwareprodukte, die die folgenden Prozesse automatisieren:

  • Generierung von E-Rechnungen
  • Versand von E-Rechnungen
  • Empfang von E-Rechnungen
  • Verarbeitung und Archivierung von ein- und ausgehenden E-Rechnungen

Mit JustOn Billing & Invoice Management sind Sie bereits ab dem 1. Januar 2025 auf der sicheren Seite und rechnen Ihre Dienstleistungen und Produkte rechtskonform ab.

Zum Produkt

Erstellen von E-Rechnungen in Salesforce

JustOn Billing & Invoice Management erstellt aus finalisierten Rechnungen automatisch E-Rechnungen. Dafür generiert die Applikation eine XML-Datei, validiert diese und speichert sie als Anhang zum Rechnungsdatensatz.

E-Rechnungen können in den folgenden Rechnungsformaten erzeugt werden:

  • Peppol BIS Billing (mit UBL-Syntax) für europaweite Rechnungsstellung
  • XRechnung (mit UBL-Syntax) für Rechnungsstellung innerhalb Deutschland

Das Erstellen und Verwalten von Rechnungen im Format Factur-X ist derzeit in der Entwicklung und wird zeitnah als neue Funktion angeboten.

Da JustOn Billing & Invoice Management E-Rechnungen als Anhang zum Rechnungsdatensatz speichert, können diese wie alle Rechnungen in der Software verwaltet und gesetzeskonform archiviert werden.

Versenden und Übertragen von E-Rechnungen aus Salesforce

Die finalisierten E-Rechnungen können über JustOn Billing & Invoice Management automatisch aus Salesforce per E-Mail oder über Rechnungsportale versandt werden.

Eines dieser Rechnungsportale ist das offene Netzwerk Peppol, über das E-Rechnungen versendet und an die Empfänger übertragen werden. JustOn Billing & Invoice Management unterstützt die Transfermöglichkeit von Salesforce zu Peppol.

Die dritte Option zur Übertragung von E-Rechnungen in JustOn Billing & Invoice Management ist die Übertragung an Basware Network Services, die ebenfalls über wenige Klicks angestoßen werden kann.

Empfangen von E-Rechnungen in Salesforce

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich Rechnungen in der Form von E-Rechnungen empfangen können. Dieser Empfang kann über E-Mail, Rechnungsportale oder spezielle Netzwerke erfolgen.

Für den Rechnungseingang in Salesforce bietet JustOn Billing & Invoice Management bereits aktuell die Möglichkeit, E-Rechnungen per Mail zu empfangen.

Ab dem Januar 2025 wird der E-Rechnungseingang in JustOn Billing & Invoice Management auch über das Netzwerk Peppol angeboten werden.

Erstellen und verwalten Sie E-Rechnungen in JustOn Billing & Invoice Management

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3. Juni 2024
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XRechnung und Factur-X in Salesforce

XRechnung und Factur-X in Salesforce

Erstellen, Versenden und Empfangen von E-Rechnungen im Format XRechnung und Factur-X in Salesforce

E-Rechnungsformate XRechnung und Factur-X in Salesforce

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie E-Rechnungen im Format XRechnung, Peppol BIS Billing und FacturX in Salesforce erstellen, senden, empfangen und verwalten.

Unsere Abrechnungssoftware JustOn Billing & Invoice Management hält schon heute einige dieser Funktionen bereit, andere sind derzeit in der Entwicklung. Mit JustOn Billing & Invoice Management werden Sie auf den Stichtag 1. Januar 2025 gut vorbereitet sein.

Im Folgenden informieren wir Sie zu den gesetzeskonformen E-Rechnungsformaten:

Welche E-Rechnungsformate gelten in Deutschland und Frankreich?

Was ist eine XRechnung?

Was ist eine Factur-X?

Erstellen und Verwalten von XRechnung und Factur-X

Versand, Übertragung und Empfang von XRechnung und Factur-X

Welche E-Rechnungsformate gelten in Deutschland und Frankreich?

In Europa ist für E-Rechnungen – laut der Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 – die Verwendung des Datenformats XML verpflichtend. Anhand dieser Norm kann jedes EU-Mitglied eine eigene Spezifikation erarbeiten.

In Deutschland definiert die E-Rechnungsverordnung die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) als Standard für die elektronische Rechnungsstellung.

Frankreich und Deutschland entwickelten das mit dem Format ZUGFeRD identische Format Factur-X.

Alle Standards dienen der Vereinheitlichung von Rechnungsformaten und erhöhen die Sicherheit im Austausch von Rechnungsdaten.

Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist die Bezeichnung für einen in Deutschland gültigen Standard der E-Rechnung. Er entspricht der europäischen Norm EN-16931 und beruht auf einem reinen XML-Datenmodell. Damit ist die Rechnung vollständig maschinenlesbar und enthält kein für Menschen lesbares Abbild der Rechnungsdaten.

Die XRechnung basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931 und erfüllt damit alle Voraussetzungen, die für die digitale Rechnungsstellung notwendig sind.

Was ist eine Factur-X?

Das Rechnungsprofil Factur-X ist identisch mit dem Format ZUGFeRD. Factur-X basiert wie XRechnung und ZUGFeRD auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der Norm DIN EN 16931 und kann daher in Frankreich für die elektronische Rechnungsstellung genutzt werden.

Während die XRechnung auf einem reinen XML-Datenmodell beruht, kombiniert das E-Rechnungsformat Factur-X die Vorteile von PDF und XML. Es handelt sich damit um ein hybrides Format, das das für Menschen lesbare PDF-Format mit dem für Maschinen lesbaren XML-Format kombiniert. Die XML-Datei ist im PDF eingebettet und wird so direkt mit ausgetauscht.

Erstellen und Verwalten von XRechnung und Factur-X

JustOn Billing & Invoice Management erstellt aus finalisierten Rechnungen in Salesforce automatisch E-Rechnungen im Format XRechnung.

Diese Rechnungen im XML-Format werden als Anhang zum Rechnungsdatensatz gespeichert und lassen sich so gesetzeskonform verwalten und archivieren.

Das Erstellen und Verwalten von E-Rechnungen im Format FacturX ist derzeit in der Entwicklung und wird von JustOn zeitnah als neue Funktion angeboten.

Versand, Übertragung und Empfang von XRechnung und Factur-X

E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und Factur-X (in Entwicklung) können über JustOn Billing & Invoice Management automatisch aus Salesforce per E-Mail oder über Rechnungsportale versandt werden.

E-Rechnungen im Format XRechnung lassen sich über JustOn Billing & Invoice Management bereits aktuell in das offene Netzwerk Peppol  übertragen. Eine direkte Integration ermöglicht den Transfer von Salesforce zu Peppol und von dort aus zu den Rechnungsempfängern.

Derzeit in der Entwicklung ist die Funktion XRechnung und Factur-X in JustOn Billing & Invoice Management – und damit in Salesforce – zu empfangen.

Sie möchten über E-Rechnungen im Format XRechnung und Factur-X abrechnen?

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3. Juni 2024
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Austausch von E-Rechnungen via Peppol

Austausch von E-Rechnungen via Peppol

Übertragung von E-Rechnungen – XRechnung und Peppol BIS Billing – zwischen Salesforce und Peppol

Sie möchten E-Rechnungen zwischen Salesforce und Peppol austauschen?

JustOn bietet Ihnen über eine direkte Integration in das Peppol-Netzwerk die Möglichkeit E-Rechnungen im Format XRechnung und Peppol BIS Billing zwischen Salesforce und Peppol auszutauschen.

Erfahren Sie auf dieser Seite mehr zu den folgenden Themen:

Was ist Peppol?

Wie versende ich E-Rechnungen über Peppol?

Welche Vorteile bietet die Übertragung von E-Rechnungen via Peppol?

Bietet JustOn eine Verbindung von Salesforce zu Peppol?

Was ist Peppol?

Peppol – Pan-European Public Procurement OnLine – bietet ein offenes Netzwerk, über das alle registrierten Unternehmen und Institutionen elektronische Rechnungen in gesetzeskonformen Formaten austauschen und ihre Beschaffungsprozesse (E-Procurement) konform zur Richtlinie 2014/55/EU organisieren können.

Die standardisierten elektronischen Formate XRechnung und Peppol BIS Billing gewährleisten in der Peppol-Infrastruktur die einheitliche Übermittlung von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Institutionen

Im Gegensatz zu allen anderen Übermittlungsoptionen für E-Rechnungen bietet Peppol als einziger Kanal eine Maschine-zu-Maschine-Automatisierung.

Wie versende ich E-Rechnungen über Peppol?

Der Austausch von E-Rechnungen in den einheitlichen digitalen Formaten XRechnung und Peppol BIS Billing garantiert die direkte Übertragung in Verarbeitungssysteme. In Europa ist – laut der Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 – die Verwendung des Datenformats XML verpflichtend.

Der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern wird auf diese Weise wesentlich effizienter gestaltet. Vor allem Unternehmen, die sehr viele Aufträge bearbeiten, werden von diesem Service profitieren, der Rechtskonformität, nahtlose Verarbeitung und sofortige Zahlungen garantiert.

Über JustOn Billing & Invoice Management können Sie E-Rechnungen direkt zwischen Salesforce und Peppol austauschen.

Welche Vorteile bietet die Übertragung von E-Rechnungen via Peppol?

Die Übertragung von Rechnungen im Format XRechnung und Peppol BIS Billing über das Netzwerk von Peppol reduziert den Aufwand bei Rechnungssender und Rechnungsempfänger. Die Nutzung des Netzwerks gewährleistet den vollständig automatisierten und medienbruchfreien Austausch von Rechnungsdokumenten.

Von dieser Automatisierung profitieren zum einen Unternehmen mit einem hohen E-Rechnungsvolumen, zum anderen aber auch kleinere Unternehmen. Die Anbindung an das Peppol-Netzwerk sorgt für Fehlerreduktion, hohe Sicherheit und effiziente digitale Prozesse in der Übertragung von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und Peppol BIS Billing.

Bietet JustOn eine Verbindung von Salesforce zu Peppol?

JustOn Billing & Invoice Management bietet nahtlosen Datentransfer zwischen Salesforce und Peppol.

Die direkte Integration schafft für Nutzer unserer Software die Möglichkeit, elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung und Peppol BIS Billing über das Peppol-Netzwerk national und international auszutauschen. Diese Funktion reduziert den Aufwand bei Sender und Empfänger und sorgt für hohe Sicherheit: Der Datentransfer erfolgt verschlüsselt und konform zu den gesetzlichen Anforderungen über ein Vier-Ecken-Modell.

Bis zum Januar 2025 wird es für Nutzer von JustOn Billing & Invoice Management möglich sein, in Salesforce auch E-Rechnungen aus dem Peppol-Netzwerk zu empfangen.

Sie möchten E-Rechnungen über Peppol versenden?

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4. Juni 2024
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E-Rechnungspflicht – Gesetze und Verordnungen

E-Rechnungspflicht – Gesetze und Verordnungen

E-Rechnungsverordnung und Wachstumschancengesetz

Gesetzliche Basis der E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Diese Seite fasst für Sie die gesetzlichen Grundlagen zusammen.

Was legt die E-Rechnungsverordnung fest?

Europäische Richtlinien für E-Rechnungsformate

Wachstumschancengesetz verpflichtet zur E-Rechnung

Welche Übergangsregeln gelten im Austausch von E-Rechnungen?

Welche Vorteile bringt die E-Rechnungspflicht?

Wie schaffen Unternehmen die Voraussetzung für den Austausch von E-Rechnungen? 

Was legt die E-Rechnungsverordnung fest?

Im November 2020 wurde die E-Rechnungsverordnung und Deutschland und Europa verabschiedet. Dieses Gesetz verpflichtet öffentliche Einrichtungen in der Europäischen Union, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten.

E-Rechnungen basieren im Gegensatz zu Papierrechnungen auf einem reinen standardisierten semantischen Datenmodell. Die E-Rechnungsordnung hat die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD zu zugelassenen Standards für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland erklärt.

Mit der E-Rechnungsverordnung wurde die E-Rechnung deutschlandweit zur Pflicht im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern. Laut Wachstumschancengesetz ist dieses Verfahren seit dem 1. Januar 2025 auch im Bereich B2B verpflichtend sein.

E-Rechnungsverordnung

Europäische Richtlinien für E-Rechnungsformate

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt und verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber in Europa, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Auf dieser Richtlinie basiert die Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931, die europaweit die Verwendung des Datenformats XML für E-Rechnungen festlegt. Anhand dieser Norm kann jedes EU-Mitglied eine eigene Spezifikation erarbeiten.

In Deutschland wurden die beiden Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) als Standard definiert. Frankreich und Deutschland entwickelten das mit dem Format ZUGFeRD identische Format Factur-X.

Richtlinie 2014/55/EU

Wachstumschancengesetz verpflichtet zur E-Rechnung

Am 22. März 2024 stimmte der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz zu. Das bedeutet, dass seit dem 1. Januar 2025 alle Rechnungen zwischen Unternehmen in Form von E-Rechnungen ausgetauscht werden.

Da diese Pflicht Unternehmen vor eine große Herausforderung stellt, sind Übergangsregeln (gemäß § 27 Abs. 39 UStG-E) für den Zeitraum von 2025 bis 2027 vorgesehen.

Trotz diesen Übergangsfristen empfehlen wir Unternehmen heute schon, ihre Finanzprozesse umzustellen. Zum einen sind sie damit sofort auf den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet, der bereits seit dem Stichtag verpflichtend ist. Zum anderen profitieren sie langfristig von Rechtskonformität und steigernder Effizienz durch den vollständig digitalen und automatisierten Rechnungsprozess.

Wachstumschancengesetz

Welche Übergangsregeln gelten für den Austausch von E-Rechnungen?

Die vollständige Digitalisierung des Rechnungsprozesses bedeutet für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Aus diesem Grund sieht der Gesetzgeber die folgenden Übergangsfristen für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen vor.

Bis zum 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen noch sonstige Rechnungen (Papierrechnungen, PDF, JPG) versenden, allerdings nur, wenn der Empfänger ihnen dies erlaubt. Ab diesem Datum müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ausschließlich E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen profitieren im Jahr 2027 noch von erleichterten Bedingungen, aber auch diese sind von der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig.

Der 1. Januar 2028 ist dann der Stichtag, ab dem jedes Unternehmen E-Rechnungen versenden und empfangen muss.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht sorgt zunehmend für die bundesweite Vereinheitlichung von Rechnungsformaten und verbessert die Sicherheit von Rechnungsprozessen. Unternehmen können automatisch rechtskonform abrechnen und profitieren von effizienteren Prozessen, die die vollständige Digitalisierung mit sich bringt.

Mit der E-Rechnungspflicht werden Papierrechnungen und der damit verbundene Aufwand in der Verarbeitung und Archivierung verschwinden. Ein rein datenbasierter Rechnungsprozess minimiert die Aufwände im Rechnungsein- und ausgang. E-Rechnungen lassen sich schneller erstellen, versenden, mahnen und speichern, gehen aber auch schneller ein und werden nahtlos und fehlerfrei verarbeitet.

Einheitliche E-Rechnungsformate unterstützen darüberhinaus die Internationalisierung von Unternehmen. Die zeitnahe Digitalisierung der Prozesse gewährleistet die reibungslose Beteiligung am EU-weiten und internationalen Handel.

Wie schaffen Unternehmen die Voraussetzung für den Austausch von E-Rechnungen?

Um der E-Rechnungspflicht zu entsprechen, müssen Sie als Unternehmen die Voraussetzungen selbst schaffen. Im ersten Schritt benötigen Unternehmen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und eine eindeutige elektronische Adresse (gemäß EAS). Mit diesen Angaben können Sender und Empfänger eindeutig identifiziert werde.

Im zweiten Schritt benötigen Sie eine geeignete Software, um:

  • E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten
  • E-Rechnungen zu generieren und zu versenden
  • Ein- und ausgegangene Rechnungen zu archivieren

Unser Produkt JustOn Billing & Invoice Management bietet Ihnen ab Januar 2025 diese Funktionen und gewährleistet die Konformität mit geltendem Gesetz und Steuerregeln.

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4. Juni 2024
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Debitorenmanagement

Debitorenmanagement

Zuverlässiges Zahlungs- und Forderungsmanagement

Automatisches Debitorenmanagement

JustOn löst Ihre Herausforderungen im Debitorenmanagement.

Die Software steuert den Prozess von der Buchung einer Rechnung, über die Prüfung des Zahlungseingangs bis hin zur Verwaltung von Gutschriften, zum Erstellen von Mahnungen sowie zur Registrierung und Verbuchung des Zahlungseingangs.

Vorkonfigurierte Einnahmeberichte helfen Ihnen, säumige Zahler zu finden und ausstehende Beträge anzumahnen.

Überblick über Saldi

Saldoübersichten und Einnahmeberichte zeigen alle Transaktionen Ihrer Kunden auf einen Blick: egal, ob ausstehende Beträge oder Guthaben. Die 360-Grad-Sicht auf den Kunden unterstützt Sie, die Kundenbetreuung zu verbessern.

Mit JustOn haben Sie die Saldoeinträge Ihrer Kunden immer im Blick:

  • Rechnungen
  • Gutschriften
  • Zahlungsvorgänge
  • Erstattungen
  • Vorauszahlungen
  • Mahngebühren

Schnelle Zahlung und fehlerfreie Zahlungserfassung

JustOn Cash Management registriert Zahlungseingänge aus externen Systemen und weist sie offenen Forderungen zu.

Vorkonfigurierte Schnittstellen zu Zahlungsanbietern ermöglichen schnellere Zahlungen:

  • Mollie
  • Adyen

JustOn unterstützt Zahlungen, Zahlungsüberwachung und Zahlungsabgleich außerdem über

Zuverlässiger Mahnprozess

JustOn Billing & Invoice Management erstellt und versendet automatisch Mahnungen zu ausstehenden Zahlungen. So werden offene Forderungen durch Ihre Kunden schneller beglichen.

Die integrierte Mahnungsfunktion unterstützt Sie beim

  • Nachverfolgen und
  • Einfordern ausstehender Zahlungen

Definieren Sie im Mahnprozess selbst, wie Ihre Kunden die Forderungen zu begleichen haben:

  • Mahnstufen
  • Zahlungsfristen
  • Mahnkosten

Übertragung in die Buchhaltung

JustOn Billing & Invoice Management unterstützt den Datentransfer in externe Buchhaltungssysteme wie DATEV, SAP oder Sage. Die direkte Übertragung von Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie relevanter Buchungsvorschläge an den Steuerberater funktioniert spielend einfach.

Hierbei unterstützt sie JustOn durch folgende Funktionen:

  • Erzeugen von Buchungsvorschlägen für Rechnungen
  • flexiblen Rechnungsexport von CSV-Dateien
  • Erzeugen von Kontoauszügen, die Transaktionen eines Kunden für einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen
  • Vorkontierung und Anlegen von Sachkonten

Direkter Datentransfer zu DATEV

Der gemeinsam von JustOn und dem Technologiepartner DATEV entwickelte JustOn Connector for DATEV ermöglicht die sichere und direkte Übertragung von Daten aus JustOn an DATEV Unternehmen online.

Übertragen Sie mit dem JustOn Connector for DATEV alle für die Buchhaltung relevanten Dokumente und Daten in die Systeme der DATEV und damit zu Ihrer Steuerberatung.

Laden Sie sich die Testversion auf dem Salesforce-Marktplatz AppExchange herunter.

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1. Februar 2023