Rechnungserstellung in Salesforce
Automatisch Rechnungen erstellen
Mit JustOn Billing & Invoice Management erstellen Sie automatisch und effizient Rechnungen und E-Rechnungen in Salesforce.
Zur Rechnungserstellung erfasst die Software automatisch Kunden- und Vertragsdaten sowie Produkt- und Preisinformationen. Die relevanten Daten liegen im besten Fall bereits in Salesforce CRM, können aber auch aus anderen IT-Systemen (CRM, ERP, Projektmanagement, Vorgangsverwaltung) gezogen werden.
JustOn Billing & Invoice Management bereitet diese Daten auf und nutzt zur Rechnungserstellung den automatischen Rechnungslauf.
Automatischer Rechnungslauf
Das Kernstück unserer Rechnungssoftware ist der automatische Rechnungslauf, der Ihre Rechnungsdokumente aus den erfassten Daten erzeugt. Dabei bestimmen Sie den Grad der Automatisierung selbst. Der automatische Rechnungslauf übernimmt im Rechnungsmanagement folgende Arbeitsschritte:
- Erfassen von Kunden- und Vertragsdaten
- Erfassen von Produkt- und Preisinformationen
- Aufbereitung der Rechnungsdaten
- Erzeugen und Aktualisieren von Rechnungsentwürfen
- Erzeugen von Rechnungsdokumenten
- Zentrales Erstellen von Rechnungen für mehrere Tochtergesellschaften
Selbstverständlich lassen sich Rechnungsläufe mit unterschiedlichen Abrechnungsperioden definieren und manuell oder automatisiert starten.
Erstellen Sie die folgenden Rechnungsdokumente automatisch
RECHNUNGEN
Was ist eine Rechnung?
Mit dem Begriff Rechnung wird jedes Dokument beschrieben, über das im Geschäftsverkehr Leistungen oder Warenlieferungen abgerechnet werden. Rechnungen enthalten alle relevanten Daten zu Leistung und Waren, Preisen, Steuern, Zahlungsbedingungen, Käufer und Verkäufer.
E-RECHNUNGEN
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung – auch elektronische Rechnung – ist eine Rechnung in Form eines strukturierten elektronischen Dokuments. Das unterscheidet sie von der Papierrechnung, dem Scan einer Rechnung oder einer Rechnung im PDF-Format. Elektronische Rechnungen werden in rein elektronischem Format generiert, übertragen, empfangen und verarbeitet.
PROFORMARECHNUNGEN
Was ist eine Proformarechnung?
Bei einer Proformarechnung handelt es sich um eine spezielle Art Bescheinigung, die den Rechnungswert nennt, aber keine Zahlungsaufforderung beinhaltet. Verwendet werden Proformarechnungen beispielsweise in Zollangelegenheiten oder für steuerliche Zwecke.
ANZAHLUNGSRECHNUNGEN
Was ist eine Anzahlungsrechnung?
Eine Anzahlungsrechnung ist eine Rechnung, die der Rechnungssteller für eine zukünftig zu erbringende Leistung oder zu liefernde Ware erstellt. Vorab zu zahlen ist ein Teilbetrag oder ein Protzentsatz des Gesamtbetrages. Nach Abschluss des Verkaufs wird die Schlussrechnung gestellt.
ABSCHLAGSRECHNUNGEN
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung kann bereits gestellt werden, wenn eine Leistung nicht oder nur teilweise erbracht wurde. Zu zahlen ist ein Teilbetrag oder ein Prozentsatz des Gesamtbetrages. Es ist möglich, eine unbestimmte Menge Abschlagsrechnungen zu stellen, bis die Gesamtsumme erreicht ist.
TEILRECHNUNGEN
Was ist eine Teilrechnung?
Eine Teilrechnung wird gestellt, wenn ein Teil der Leistung erbracht oder der Ware geliefert ist. Auch bei Teilrechnungen gibt es quantitativ keine Begrenzung, so lange der Gesamtbetrag noch nicht abgerechnet ist.
STORNORECHNUNGEN ODER GUTSCHRIFTEN
Was ist eine Gutschrift?
Unter Gutschrift ist in JustOn Billing & Invoice Management eine Stornorechnung zu verstehen, das heißt eine Rechnung mit negativem Zahlbetrag, den der Verkäufer dem Kunden gutschreibt. Stornorechnungen werden erstellt, wenn Kunden vom Vertrag zurücktreten oder Fehler in der Abrechnung vorliegen. Neben Gutschriften über Gesamtbeträge gibt es auch Teilgutschriften über einen Teil des Rechnungsbetrags.
Rechnungen manuell erstellen
Selbstverständlich lassen sich Rechnungen in JustOn Billing & Invoice Management auch manuell anlegen. Selbst wenn im Normalfall alle Rechnungen automatisch über den Rechnungslauf erzeugt werden, kann dies in wenigen Fällen notwendig sein. Über unsere Software lassen sich manuell „normale“ Rechnungen, E-Rechnungen, Proformarechnungen, Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnungen in Salesforce erstellen.
Im ersten Schritt wird ein Rechnungsentwurf erzeugt, dem die Rechnungsposten zugefügt werden. Dieser Entwurf kann nun bearbeitet, kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert werden. Im zweiten Schritt wird die Rechnung finassiert und an den Empfänger via Mail oder Netzwerke (z.B.: Peppol) übermittelt.
Auch Rechnungen, die einer Subscription (Fakturierungsplan) angehören, können einzeln manuell erstellt werden. In diesem Fall müssen Nutzer manuell den Beginn und das Ende des Leistungszeitraums angeben sowie das Rechnungsdatum und die Posten, die aus der Subscription in die Rechnung einbezogen werden müssen.
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