Die Abrechnung und Buchhaltung bei SAM war bis zum Umstieg auf Salesforce und JustOn ein weitgehend manueller Prozess. Damit einher ging zum einen eine hohe Fehleranfälligkeit und zum anderen ein enormer Zeitaufwand bei der Rechnungserstellung. Auch die Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater sowie unsere Dokumentation waren nicht digital standardisiert. Die gesamte Einführung durch den Salesforce Partner InfoTip hat uns als Unternehmen zukunftsfähig gemacht, unseren gesamten Prozess stark vereinfacht und ihn für alle Beteiligten wesentlich effektiver gemacht.
Timo Kandler, CEO SAM
SAM – Der ideale Partner für technisch-wissenschaftliche Fachinformationen
Die SAM Standards & More GmbH berät Universitäten und Hochschulen, Forschungsinstitute und Unternehmen bei der Informationsbeschaffung und Informationsbereitstellung von technischen Publikationen und Normen.
Dabei unterstützt der Softwaredienstleister seine Kunden im Normenmanagement und in Patentrecherchen. Darüberhinaus umfasst das digitale Portfolio von SAM wissenschaftliche Fachjournale und Konferenzdokumentationen, eBooks und eLearning-Kurse.
Mehr Informationen unter: www.standardsandmore.com
Als Salesforce Partner sind wir mit den typischen Herausforderungen unserer Kunden bei der Digitalisierung ihrer Prozesse vertraut. Wir konzentrieren uns darauf, effiziente und schnörkellose Lösungen zu entwickeln, die wir durch die Integration von JustOn-Anwendungen vervollständigen.
Ludwig Winkler, CEO InfoTip
InfoTip – Ein kompetenter Salesforce Partner
Bei InfoTip dreht sich alles um die Digitalisierung von Serviceprozessen. Mit vielfältigen Produkten und Dienstleistungen gestaltet das Unternehmen den Service seiner Kunden sowohl effizient als auch transparent und koordiniert seit über 25 Jahren erfolgreich Servicefälle aller Art.
Als zertifizierter Salesforce Consulting Partner betreut InfoTip zudem individuelle und auf den Kunden zugeschnittene Projekte in den Bereichen Salesforce Sales, Service und Field Service.
Mehr Informationen unter: www.infotip.de
Ziel der Implementierung von JustOn Billing & Invoice Management in die Salesforce-Umgebung des Unternehmens SAM Standards and More… war es, die Abrechnungsprozesse zu automatisieren, um Fehler zu reduzieren und die Effektivität zu erhöhen. Der JustOn-Partner InfoTip setzte dieses Projekt sehr erfolgreich um.
Die Erfolgsgeschichte von SAM, InfoTip und JustOn
Kundenprofil
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| Kunde: | SAM Standards & More GmbH |
| Branche: | Softwaredienstleistungen/ Bildung |
| Hauptsitz: | Neuried |
| Geschäftsmodell: | Abrechnungen von Subscriptions, Beratung und Einmalkäufen |
| Softwarelösungen: | JustOn Billing & Invoice Management |
| Nutzung seit: | 2023 |
Unsere Herausforderungen bei der Gestaltung unseres Rechnungsprozesses waren vielfältig: verschiedene Währungen, Steuersätze und Länder, abweichende Laufzeiten und eine Vielzahl von Produkten in vielen Varianten. Zudem wollten wir für die Abrechnung einen direkten Übergang vom Vertriebsteam sowie ein ausführliches Forecasting und Reporting.
Timo Kandler, CEO SAM
Herausforderungen
- Einführung von Salesforce CRM als Kundenmanagement-System
- Digitalisierung des gesamten Abrechnungsprozesses in Salesforce CRM – vom VAT-Check über automatisch generierte Rechnungen und Mahnungen bis zur erfolgten Zahlung
- Abbildung von wiederkehrenden und einmaligen Zahlungen für Lizenzen, Softwareservices und Beratung
- Steuerkonformität Deutschland und EU, Mehrsprachigkeit und Währungswechsel
Lösungen
- Implementierung von Salesforce CRM durch Salesforce-Partner InfoTip
- Implementierung und Konfiguration von JustOn Billing & Invoice Management durch InfoTip
- Abbildung des Geschäftsmodells in JustOn Billing & Invoice Management
- Installation des automatischen VAT-Checks
- Automatische Erstellung, Versand und Archiv von Rechnungen und E-Rechnungen
- Automatische Erstellung, Versand und Archiv von Mahnungen
- Internationalisierung durch Kalkulation verschiedener Steuersätze, Rechnungs-Templates in mehreren Sprachen sowie Abrechnung in unterschiedlichen Währungen
Komplexes Geschäftsmodell als Basis der Automatisierung
Im ersten Schritt gilt es dabei immer, das Geschäftsmodell adäquat abzubilden. Als Medienunternehmen folgt SAM einem Geschäftsmodell, das unterschiedliche Leistungen kombiniert: Zum einen rechnet SAM jährliche oder mehrjährliche Lizenzen über Subscriptions ab. Diese Lizenzen erlauben es den Kunden, Zugriff auf Datenbanken mit Fachpublikationen erhalten.
Zum anderen können Kunden über einmalige Aufträge Software- oder Beratungsdienstleistungen in Anspruch nehmen. Diese Kombination lässt sich als Abrechnungsszenario über JustOn Billing & Invoice Management ideal abbilden.
VAT-Check – Validierung der Mehrwersteueridentifikationsnummer
SAM nutzt als Kunde einige Hauptfunktionen der Software JustOn Billing & Invoice Management. Der über InfoTip konfigurierte Prozess beginnt mit der automatischen Validierung der Mehrsteueridentifikationsnummer über das europäische System MIAS.
Nach der Überprüfung der Mehrwertsteueridentifikationsnummer startet der eigentliche Rechnungsprozess.
Rechnungen und E-Rechnungen
Über JustOn Billing & Invoice Management erstellt, versendet und archiviert SAM automatisch Rechnungen und E-Rechnungen. In diesem Prozess werden unter anderem Teilgutschriften, Stornos und Discounts berücksichtigt.
Da SAM sowohl mit Unternehmen als auch mit Forschungsinstituten zusammenarbeitet, integrierte InfoTip auch die Funktion zum E-Invoicing. E-Rechnungen (im Format XRechnung) werden generiert, verteilt und archiviert. Bereits heute sind E-Rechnungen für Geschäfte mit dem zweiten Kundensegment notwendig und sie werden ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend.
Unterstützung der Internationalität
Um den Anforderungen eines international handelnden Unternehmens gerecht zu werden, implementierte unser Partner InfoTip die Funktion zum Währungswechsel, (multi currency), um SAM beim Kauf und Verkauf von Zugriffsrechten in unterschiedlichen Währungen zu unterstützen.
Im System wurden zu diesem Zweck außerdem Rechnungs-Templates im Corporate Design in deutscher, englischer und italienischer Sprache hinterlegt.
Eine weitere Herausforderung im internationalen Handel liegt in der Steuerkonformität. Durch die automatische Anwendung von Steuersätzen in JustOn Billing & Invoice Management ist steuerkonforme Abrechnung für das Unternehmen innerhalb Deutschlands, innerhalb der EU und außerhalb der EU garantiert.
Automatischer Mahnprozess und Prüfung des Zahlungseingangs
Im Abrechnungsprozess von SAM schließt sich der Mahnprozess für offene Zahlungen an das Rechnungsmanagement an. Über den automatischen Mahnlauf werden Mahnungen im Corporate Design und mit vordefinierten Mahnfristen und -stufen generiert, versandt und archiviert.
Im Mahnlauf sowie der Überprüfung des Zahlungseingangs werden wiederum die unterschiedliche Währungen berücksichtigt. Mit der Prüfung der eingegangenen Zahlungen ist der Prozess abgeschlossen.
Wir konnten durch die Erfahrung von InfoTip fast all unsere Prozesse umsetzen und den Ablauf so gestalten, dass wir auch mit einer Professional Edition von Salesforce - ohne Schnittstellenfunktion – all unsere Möglichkeiten und Varianten in einem System abbilden konnten. Gemeinsam fanden wir kreative Ansätze und Lösungen, um alle notwendigen Punkte zu erfüllen.
Timo Kandler, CEO SAM
Alle Vorteile auf einen Blick
- ✓ Standardisierung der Prozesse
- ✓ Reduktion von Fehlern und Zeitaufwand
- ✓ Alle Prozesse auf einer Plattform – Salesforce
- ✓ Automatisierung des gesamten Abrechnungsprozesses
- ✓ Stärkung der internationalen Ausrichtung des Unternehmens
Diese Medienunternehmen nutzen JustOn-Produkte
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