Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnung – kurz E-Rechnung
Allgemeine Informationen zur E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung? Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung? Und wie ersetzen E-Rechnungen alle übrigen Rechnungsformate?
Auf dieser Seite beantworten wir Ihnen oft gestellte Fragen zur elektronischen Rechnung:
Welche Vorteile bietet eine E-Rechnung?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung – ist eine Rechnung in Form eines strukturierten elektronischen Dokuments. Das unterscheidet sie von der Papierrechnung, der eingescannten Papierrechnung oder der Rechnung im PDF-Format. Eine elektronische Rechnung wird in einem rein elektronischen Format generiert, übertragen, empfangen und verarbeitet.
Das strukturierte Format enthält alle Rechnungsdaten, die bislang auch auf Papierrechnungen oder in PDF-Dateien enthalten waren. Die elektronische Rechnung ermöglicht die automatische, elektronische und direkte Verarbeitung von Rechnungsdaten ohne Medienbrüche.
Deutschlandweit wurde die elektronische Rechnung mit der E-Rechnungsverordnung 2020 zur Pflicht im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern. Ab dem Januar 2025 wird dieser Standard auch im Bereich B2B verpflichtend sein.
Welche Vorteile bietet eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ersetzt die Papierrechnung und alle bisher im Abrechnungsprozess genutzten Datenformate. Das bringt entscheidende Vorteile für Ihren Abrechnungsprozess.
Der Austausch von elektronischen Rechnungen in einem einheitlichen digitalen Format ermöglicht die komplette Automatisierung Ihre Prozesse und garantiert die direkte Übertragung in Verarbeitungssysteme.
Der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern wird auf diese Weise wesentlich effizienter gestaltet. Vor allem Unternehmen, die sehr viele Aufträge bearbeiten, werden von diesem Service profitieren. Sie automatisieren ihre Prozesse, erstellen Rechnungsdokumente rechtskonform, verarbeiten diese nahtlos und können mit sofortigen Zahlungen rechnen.
Nicht zuletzt fallen mit der Einführung der elektronischen Rechnung Kosten weg, die über Papierrechnungen und andere Datenformate entstanden sind – Ausgaben für die manuelle Bearbeitung, aber auch für Papier, Porto und die Archivierung von Akten.
Ist eine PDF eine E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Dabei ist egal, ob sie in einem Abrechnungssystem direkt als PDF-Datei generiert oder als Papierrechnung eingescannt wurde. Die Rechnung in Form einer PDF-Datei wurde zwar in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen, ist jedoch nur das digitale Bild einer Rechnung, dass sich nicht automatisch oder elektronisch verarbeiten lässt. Dies gilt auch für andere Dateiformate wie .jpg, .tiff oder .docx.
In der Verarbeitung unterscheiden sich PDF-Rechnungen kaum von Papierrechnungen. Sie müssen zwar nicht mehr eingescannt werden, die Rechnungsdaten aber müssen dennoch manuell oder über weitere Systeme in das Buchungssystem übertragen werden.
PDF-Rechnungen entsprechen also nicht der in der Europäischen Union geltenden Richtlinie für elektronische Rechnungen.
Welche Daten enthält eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung enthält zum einen die in Papierrechnungen geforderten Daten:
- Rechnungsnummer
- Zahlungsbedingungen
- Bankverbindung
- Umsatzsteueridentifikationsnummer
Zum anderen benötigen E-Rechnungen eine “elektronische Adresse” für den Rechnungssteller und den Rechnungsempfänger. Diese Angaben erlauben die eindeutige Identifizierung von Absender und Empfänger und müssen dem EU-weit geltenden Electronic Address Scheme (EAS) entsprechen.
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